Los mejores trucos para Excel

mejores 30 trucos Microsoft Excel

En general, utilizamos siempre las mismas funciones de nuestra planilla de c??lculo. Pero como podemos suponer, existen muchas funciones que desconocemos, ya sea por no habernos le??do de punta a punta la extensa ayuda que acompa??a al programa, o por que nos sentimos c??modos utilizando unas pocas funciones. El caso es que hay muchos ???trucos??? desconocidos por la mayor??a de los usuarios que teni??ndolos a mano pueden hacer nuestras tareas con Excel mucho mas sencillas o r??pidas. 
Este articulo podr??a tranquilamente haberse llamado ???5000 trucos para Microsoft Excel???, dada la gran cantidad de atajos que se esconden dentro del programa, pero hemos preferido comentar solamente aquellas funciones poco conocidas que pueden ser ??tiles para la mayor cantidad de usuarios. 
Todos los trucos aqu?? presentados han sido debidamente comprobados, y funcionan correctamente en la versi??n en espa??ol de Excel 2003, corriendo bajo Windows XP, aunque seguramente tambi??n lo hacen en versiones anteriores del programa.
Por ultimo, y antes de comenzar a presentar los trucos seleccionados, debemos aclarar que casi siempre Excel dispone de mas de una manera de realizar la misma tarea, as?? que es posible que descubra que alguna de las funciones que utilizaba hasta hoy de una forma en particular la puede llevar a cabo mucho mas r??pidamente.
Bajo este nombre se agrupan todas aquellas funciones, que generalmente son accedidas mediante una serie de movimientos y ???clics??? del Mouse, o bien mediante opciones m??s o menos escondidas dentro de las barras de herramientas o el men?? de Excel. Un atajo de teclado es una combinaci??n de teclas, que al pulsarlas realizan alguna tarea dentro del programa. Es obvio que resulta mucho mas r??pido (y por la tanto mas productivo) pulsar una o dos teclas que recorrer varios niveles de opciones dentro de un men??. 
Estos son mis 20 atajos de teclado favoritos:

1) Poner la fecha del ordenador: Seguramente, a lo largo de una sesi??n de trabajo con Excel escribimos varias veces fechas, y en muchos casos se trata de la fecha del d??a corriente. En lugar de escribirla, simplemente estando posicionados en la celda donde queremos que aparezca la fecha de hoy, presionamos simult??neamente las teclas ???CTRL??? y ???+???.

2) Poner la fecha del ordenador: De la misma manera que el truco numero 1 escribe la fecha actual (en realidad, la que tiene el ordenador), si presionamos ???CTRL??? y ???:??? aparecer?? la hora en la celda seleccionada.

3) Repetir el contenido de la celda superior: Si queremos escribir dentro de una celda el mismo contenido que esta en la celda inmediatamente superior, la forma mas r??pida seguramente es presionar ???CTRL??? y ??? ‘ ??? (ap??strofe).

4) Repetir del contenido de la celda inmediatamente a la izquierda: De la misma manera que en el truco numero 3, si presionamos ???CTRL??? y ???D???, en la celda que se encuentre seleccionada se copiara el contenido de la celda inmediatamente a la izquierda.

5) Poner el contenido de la celda en Negrita: Si deseamos cambiar el formato de la fuente con la que esta escrito el contenido de una celda para que aparezca en negrita, la forma m??s eficiente es presionar ???CTRL??? y ???N???.

6) Subrayar el contenido de una celda: Para subrayar, en lugar de usar la barra de herramientas es m??s r??pido presionar ???CTRL??? y ???S???.

7) Pasar a cursiva: De la misma manera que en los dos trucos anteriores, si queremos poner en cursiva (it??lica) la fuente de la celda actual, basta con presionar simult??neamente ???CTRL??? y ???K???.

8) Tachado del texto de una celda: Para cambiar el estilo del texto de la celda seleccionada a ???tachado???, simplemente presionemos ???CTRL??? y ???5???. 

9) Men?? Formato: Si el formato que queremos aplicar a una celda no es ninguno de los mencionados en los trucos 5, 6, 7 u 8, nos queda la posibilidad de entrar en el submen?? ???Formato de Celdas??? (figura 1) presionando simult??neamente ???CTRL??? y ???1???

10) Ocultar / Recuperar filas: Como ya sabemos, en Excel es posible tener filas o columnas ocultas, lo que evita tener ???a la vista??? celdas con resultados intermedios, o que no nos interesa ver. La forma m??s simple de ocultar una fila es presionar ???CTRL??? y ???9??? a la vez. La fila en la que esta la celda actual habr?? ???desaparecido???. Si la queremos recuperar, simplemente la combinaci??n de teclas ???CTRL???, ???May??s.??? y ???8??? la har??n aparecer nuevamente.

11) Ocultar / Recuperar columnas: Al igual que en el truco precedente, para ocultar la fila de la celda actual basta con presionar ???CTRL??? y ???0??? (cero). Cuando deseemos que la columna se haga visible nuevamente, deberemos presionar en simultaneo tres teclas: ???CTRL???, ???May??s.??? y ???9???.

12) Insertar nueva hoja: Al empezar a trabajar en un libro nuevo, Excel poner por defecto tres hojas en el (este numero se puede modificar desde el men?? opciones). Si por alg??n motivo nos resultan insuficientes, podemos presionar ???May??s.??? y ???F11??? y una nueva hoja se agregara en nuestro libro.

13) Realizar una copia r??pida de una hoja existente: Para reproducir una de las hojas del libro actual, debemos seleccionar la hoja que queremos como modelo y luego, mediante los tabs que aparecen en la parte inferior del libro arrastrarla horizontalmente con el mouse y la tecla ???CTRL??? presionada. Veremos que en el cursor del mouse aparece un signo ???+???. Si la soltamos en ese momento, habremos creado una hoja que es una copia exacta de nuestro modelo, incluso con el mismo formato. 

14) Cerrar todos los libros: Es bastante frecuente encontrarnos con varios libros abiertos a la vez. Si deseamos cerrarlos r??pidamente, sin tener que pasar por todos ellos podemos hacerlo pulsando la tecla ???May??s.??? y sin soltarla entrar en la opci??n [Archivo] del men??. Veremos que la opci??n [Cerrar] habr?? cambiado a [Cerrar todo].

15) Insertar un comentario en una celda: Excel perite agregar comentarios en cada celda (figura 2). Para ello, podemos pulsar simult??neamente ???May??s.??? y ???F2??? dentro de la celda deseada y aparecer?? el comentario para que lo rellenemos.

16) M??s de una l??nea en la misma celda: Es posible que el texto dentro de una celda tenga m??s de un rengl??n. Para ello, escribimos los datos que deseemos y pulsamos ???ALT??? e ???INTRO???, lo que har?? que el cursor se desplace a una nueva l??nea sin cambiar de celda. El alto de la fila se modificara para permitir visualizar todo el texto de la celda.

17) Editar f??rmulas: Cuando est?? editando una f??rmula en la barra de f??rmulas y tiene seleccionados algunos caracteres o n??meros, al pulsar la tecla ???Supr??? se borra la selecci??n. Si pulsa la combinaci??n de teclas ???CTRL??? y ???Supr??? cuando no hay caracteres seleccionados se borrar??n todos los caracteres desde el punto donde est?? el cursor hasta el final de la l??nea.

18) Rellenar un rango de celdas: Para escribir r??pidamente un mismo valor o texto en un rango de celdas, debemos primero seleccionar el rango a rellenar y luego introducimos el valor de relleno. Para finalizar pulsamos ???CTRL??? e ???INTRO??? simult??neamente, y todo el rango tendr?? el nuevo contenido.

19) Auto suma: Si bien el bot??n de ???Autosuma??? ha desaparecido de las barras de herramientas por defecto de la versi??n 2003 de Excel (aunque puede agregarse manualmente) es posible acceder a esta ??til funci??n presionando simult??neamente ???May??s???, ???Alt??? y ???=???, con el mismo efecto que si hubi??ramos presionado el bot??n desaparecido (ver figura 3).

20) Repetir la ??ltima acci??n: La tecla ???F4??? almacena la ??ltima orden o formato aplicado. Por ejemplo, si se escribe un texto o un n??mero en dos celdas y luego se aplica el formato de fuente negrita en una de ellas y se activa de inmediato la segunda celda y pulsa ???F4???, autom??ticamente esta celda tambi??n adoptara el formato negrita. 


Figura 1.
Figura 2.
Figura 3.

21) Borrar celdas mediante ???autorrelleno???: Se puede utilizar la caracter??stica de autorrellenado para borrar el contenido de las celdas. S??lo se ha de seleccionar el rango que quiere eliminar, situar el cursor sobre el cuadro de llenado y arrastrar el cursor sobre el bloque. A medida que pasa por encima de ellas las celdas toman el color gris y cuando suelte el bot??n del mouse se borrar?? el contenido de todas las celdas con color gris (Figura 4).

22) Desplazamiento r??pido con las barras de desplazamiento: Si bien arrastrando los controles deslizantes de las barras de desplazamiento se puede ir bastante r??pido de una zona a otra de una planilla extensa, si adem??s mantenemos pulsada la tecla ???May??s.??? mientras se arrastra con el rat??n la barra de desplazamiento, el movimiento ser?? aun mas r??pido.

23) Selecci??n de rango de forma exacta: En hojas de c??lculo complejas, muy grandes o con celdas muy peque??as es dif??cil seleccionar un conjunto de ellas ???arrastrando??? con el mouse. Podemos hacerlo seleccionando la primer celda y pulsar la tecla MAYUS y luego al seleccionar la ??ltima celda, se seleccionar?? todo el rango comprendido en ese rect??ngulo imaginario.

24) Rec??lculo manual: Cuando estamos trabajando en hojas muy grandes, notamos que consumen una gran cantidad de tiempo tanto en abrirse como cada vez que Excel intenta recalcular al introducir un nuevo valor. Para hacer que Excel recalcule solamente cuando nosotros queramos, podemos activar el c??lculo manual desde el men?? [Herramientas/Opciones/Calcular] y ah?? seleccionando la opci??n [Manual] (Figura 5), que nos permitir?? hacer el c??lculo cada vez que lo deseemos pulsando la tecla ???F9???. Resulta ??til para evitar confusiones dejar marcada la opci??n [Recalcular antes de guardar].

25) N??meros aleatorios: Excel permite la generaci??n de n??meros aleatorios (al azar) por medio de la funci??n ALEATORIO(). Esta funci??n devuelve un numero dentro del rango 0???..1. Multiplicando la f??rmula ALEATORIO() por un n??mero se obtiene el l??mite m??ximo de los n??meros aleatorios. Por ejemplo, si utilizamos ALEATORIO() *10, el numero estar?? comprendido entre 0 y un m??ximo de 10. Si deseamos obtener n??meros sin decimales, debemos cambiar el formato de la celda. Hemos de tener en cuenta que los n??meros cambiar??n cada vez que recalculemos la plantilla, por lo que si queremos fijarlos hemos de copiarlos a otra celda con la opci??n [Pegado especial] del men?? [Edici??n].

26) Moviendo los botones de las barras de herramientas: Existe una manera ??gil y sencilla de reubicar/eliminar los botones de las barra de Tareas de casi todo el paquete Office. Simplemente, mantenemos pulsada la tecla 
???Alt??? y arrastramos el bot??n deseado hasta su nueva ubicaci??n. En caso de querer eliminarlo, lo arrastramos hasta el documento y lo soltamos all??. Para recuperar o agregar botones nuevos en las barras de herramientas, debemos ir al men?? [Ver/Barras de herramientas/Personalizar???]

27) Apertura de un libro al inicio: Si al utilizar Excel siempre trabajamos con la misma plantilla, es posible que queramos que esta se cargue autom??ticamente al abrir Excel. Para ello, la podemos guardar dentro de la carpeta ARCHIVOS DE PROGRAMAMICROSOFT OFFICEOFFICE11XLSTART. De esta manera, el libro se abrir?? autom??ticamente cada vez que iniciemos el programa, independientemente de c??mo lo llamemos.

28) Mismo ancho en las columnas: Excel aporta una eficaz soluci??n al problema de obtener columnas no contiguas de id??ntico ancho. Para obtener dos o mas columnas con el mismo ancho, debemos seguir los siguientes pasos: 1??) seleccione la columna que tiene el ancho que desea aplicar en otra con un clic en la cabecera. 2??) Con el cursor sobre ella haga un clic derecho con el mouse para abrir el men?? contextual. 3??) Haga un clic en el ??tem Copiar. 4??) Haga clic en la cabecera de la columna de destino, abra otra vez el men?? contextual con un clic derecho y elija el comando Pegado especial. 5??) Marque la opci??n Ancho de las columnas y presione Aceptar. 


Fuente
29) N??meros fraccionarios: Introducir n??meros fraccionarios en Excel puede resultar fastidioso, debido a que el car??cter ???/??? se utiliza para la introducci??n de fechas. Si se ingresa por ejemplo 2/5, Excel lo interpreta como una fecha y lo formatea en consecuencia (2-May). Para hacerle saber que se trata de una fracci??n debemos cargar el n??mero as??: 0 2/5. En pantalla se ver?? 2/5, mientras que internamente el programa almacena 0,4.
Proceda igual con valores como 6 3/5, es decir con una parte entera y otra fraccionaria. 

30) Auto completar m??s r??pido: Cargar datos repetitivos en Excel con la funci??n ???Autocompletar??? activada es un m??todo bastante veloz. Pero la propia herramienta tiene una alternativa para agilizarla a??n m??s. Si est?? cargando una lista de valores y debe repetir uno, desde la celda activa (por llenar) utilice la combinaci??n de teclas ???Alt???+???Flecha abajo???. Esto despliega un men?? con los valores incorporados previamente (figura 6). Seleccione el que corresponda y aparecer?? escrito en la celda siguiente.


Figura 4.
Figura 5.
Figura 6.

Como dec??amos al comienzo del art??culo, siendo Excel un programa tan completo y extenso existen muchas m??s que 30 formas de ganar en productividad. Hemos querido mostrar solo las m??s comunes y ??tiles, sin entrar en temas como gr??ficos o macros en VBA (Visual Basic para Aplicaciones).
No es dif??cil encontrar muchas mas maneras de ganar tiempo en el uso de este programa, simplemente leyendo con atenci??n la completa ayuda que lo acompa??a, lo invitamos a que lo haga, y seguramente terminara descubriendo que solo estaba utilizando un peque??o porcentaje de las funciones disponibles en esta excelente planilla de c??lculo.

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